פוסטים נוספים

הגילוי שיציל לכם את העסק

לכתבה המלאה ב The Marker Labels 24.3.24 כל חברה רוצה להגדיל הכנסות, לחסוך בהוצאות ובכלל להיות יותר רווחית. מהניסיון שלי…

Retro Meeting from Hell

Hebrew Below

HOW TO PERFORM EFFECTIVE RETRO MEETINGS

Have you ever been to retro meeting from hell?

Everyone comes ready to point fingers.

You can smell the passive aggressiveness in the air.

The same keep repeating themselves.

Everyone knows this is pointless.

What a waste of time!

I've been in those; I've even facilitated some that looked just like that. It took me time and many mistakes to understand how to do it differently. I want to tell you what I have learned but first, let's understand why it's important to have this seemingly grueling meeting at all.

Why is it important to hold retro meetings or similarly executive reflection sessions?

Do you know that feeling when you start a new job, and many things seem illogical? Processes feel backwards or you get the sense there are acute issues being swept under the rug that no one wants to address. That's the reason.  These meetings are the perfect time to ask why? Why are we doing what we're doing the way we're doing it? And the answer "we've always done it this way" or "because it works" is not good enough.

What can we achieve from a well-run reflection/retro meeting?

Numerous studies have been done on team dynamics and work processes. Meetings like these have been proven to effectively achievie many goals:

  1. Adaptability – An excellent purpose that periodic meetings like these can serve is rapid adaptation to changes. Constant evaluation of processes and focusing on adjusting them to the new situation allows us to remain agile and relevant.
  2. Improved team performance – Research by ScienceDirect found that teams using reflection meetings experience improved communication, coordination of expectations, and efficient task execution. The meetings help identify and address bottlenecks, leading to smoother work processes and better outcomes.
  3. Satisfaction and commitment – Through open discussion and taking ownership of challenges and successes, team members feel valued and empowered to drive change and contribute improvements. Proper meeting facilitation leads to high satisfaction and moral.
  4. Innovation – Another role of reflection and asking why we do what we do serves is creative an innovative problem-solving mindset . Such meetings can spark innovative thinking by encouraging teams to analyze previous approaches and brainstorm novel solutions.
  5. Learning from experience – And of course, the original and important purpose of these meetings is to learn from experience so we can replicate successes and avoid failures in the dynamic world we operate in.

How do we run an optimal retro/reflection meeting?

Now that we understand the benefits and objectives, we want to make sure these meetings are run in a way that delivers the intended value and avoids becoming those retro meetings from hell. There's plenty of reading material on the topic, and I don't intend to summarize here what can be achieved with AI tools and online articles. Instead, I'll share the formula based on my own mistakes and years of experience – things I can say truly work.

  1. When should we hold such a meeting? Not at the end of a project when we've already failed. And not at the very end after we've struggled, changed course, wasted time, tried again, and finally said amen it's over. We'll hold these meetings along the way. Even when things seem to be going well, and certainly when we're stuck or struggling, we'll want to pause, regroup, and look ahead. Our role is to face the future and see what's emerging.
  2. Opening the meeting: Setting intentions – We'll open such a meeting by setting the intention for a constructive, goal and outcome-oriented event. In addition we want to set the tone of a positive culture. You can use a statement like "We understand that we're all here for the same purpose, that our success is shared, and each person is here because they want that shared success. For this reason, we operate from the assumption and wholeheartedly believe that everyone is doing their best with the information, understandings, skills, and resources available to them at any given time." Then, we'll want to explain the meeting's objectives. You're welcome to use the five objectives I listed earlier.
  3. Since last time – After the opening, we want to prove to ourselves that we're not just here wasting time, that we walk the walk and follow through on what we committed to doing. We'll review the objectives from the previous meeting and self-assess. What worked, what didn't work, and what's left to do? I'll elaborate on this in point 5.
  4. During the meeting: Everyone participates – Throughout the meeting, each participant contributes input. Even the introverted have something to say, and we want to encourage them to speak up and take collective responsibility. We'll allocate speaking time and limit the number of topics each person can raise. This way, we ensure we address the most important and relevant issues while separating the critical from the trivial. The focus is on outcomes and looking ahead, not the story. We want to be concise and tie each topic back to the objectives. Here's how we talk:
    • What worked – What worked, why it worked, and how we'll take that learning forward. For example: (Product manager) It worked that we changed the process so our meeting with Art is now before the dev time assessments. This way, Art requirements made it into the doc, saving us time in rephrasing requirements. Looking ahead, I suggest we consider including QA requirements and needs before the time assessments too. Another example: (executive reflection sessions – CTO) It worked that we decided to have the entire dev team be in one location with the team lead; this created opportunities for face-to-face connection. The bonding led to team commitment and a sense of satisfaction, plus aligned working hours, boosted productivity. Looking ahead, I suggest considering moving the product manager for that same product to that location so there's real-time support for cases that come up overnight, enabling development to progress.
    • What didn't work – What didn't work and why. This is the trickier part where the blame game can start, emotions get involved, and the discussion can become personal. We want to remain objective, focused on the shared goal and desired outcome. Example: It didn't work that John sent the meeting summary without assigning action items to owners. (you can empower John as well) The summary was constructed clearly all topics discussed were mapped and the assigned deadlines were in line with project deadlines. Unfortunately, since it wasn't clear who owned what, I noticed things didn't get done. Looking ahead, I suggest the meeting summaries list an owner next to each action item, making sure we are all on the same page with clear accountability.
    • Taking responsibility – In my opinion, the most crucial part of this meetings is for everyone to share "what I did that didn't work, why it didn't work, and looking ahead, what I'll do differently." This type of dialogue opens authenticity and understanding that we're all here for the same purpose, we all have responsibility, and we're all capable of driving change. If you ask me, you could hold an entire retro meeting with just this section. Example: (Dev team manager) I noticed I lost patience when I saw we weren't meeting deadlines. In response, I took this feature over the weekend and developed it myself. This didn't work for many reasons – I disappointed the developer who owned that feature and broke trust. I didn't give him a chance to succeed nor create a learning opportunity. I took the responsibility onto myself instead of building their ownership. Looking ahead, I want to use instances like these as opportunities to create ownership and learning. I'll ask what they need from me in order to meet deadlines and ensure expectations are clear.
  5. Creating real change – From all the items of "looking ahead", we'll vote on three things (someone told me this is also the rule in the Air Force) to change. Why three? Because we want to drive real change, stay focused on priorities, and set ourselves up for success. So, we'll choose what's actionable, delivers maximum value, and aligns with our goals and objectives. For each of the selected items, we'll assign an owner, not necessarily the person who raised it initially, but who is best suited. That owner will also report progress in the next meeting.

Bonus:

If it's getting a bit dull and you want to spice things up, I recommend a game I learned from my brother Danny. He lives far away, and we meet once a year. On the way to the airport, he asks everyone to share about the visit in the form of Rose, Thorn, and Bud. The rose is something good that happened (what worked), the thorn is something not so good (what didn't work), and the bud is something I'm looking forward to. In the context of my brother, it's important because I'm always sad to leave him, and the bud gives me something to anticipate and brightens my mood. In the context of the meeting, we'll use the bud as an opportunity for growth – something we look forward to in the future as an opportunity.

In summary:

Retro’s or executive reflection sessions can be dull, blaming, and counterproductive. But when run properly, they may very well be the most important and productive meetings that drive progress.

פגישת רטרו, איך אפשר לעשות אותה בלי האשמות ובאופן יעיל.

הייתם פעם בפגישת רטרו מהגיהינום?
כולם מגיעים טעונים עם אצבע מאשימה
יש באוויר ריח של פאסיב אגרסיב
הבעיות חוזרות על עצמן בלופ מפעם לפעם
כולם מרגישים שזה מיותר
איזה בזבוז זמן!

הייתי בכאלה, גם ניהלתי כאלה, שלצערי, נראו והרגישו בדיוק ככה.
לקח לי זמן, והרבה טעויות בדרך, להבין איך לעשות את זה אחרת.

אני רוצה לספר לכם מה למדתי, אבל קודם נבין למה בכלל חשוב לעשות את הפגישה המעיקה הזו.

למה חשוב לקיים פגישות רטרו או רפלקציה (בהנהלה)

מכירים את זה שאתם מתחילים לעבוד במקום חדש ומלא דברים נראים לכם לא הגיוניים? תהליכים מרגישים לכם הפוכים, או שיש לכם תחושה שיש דברים אקוטיים שמעלימים מהם עין ומעדיפים לא להתעסק בהם. אז זאת הסיבה. הפגישות האלה הן הזמן המושלם לשאול למה? למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים בדרך שאנחנו עושים את זה. והתשובה ש"תמיד עשינו את זה ככה" או "כי זה עובד" היא לא מספיק טובה.

מה נשיג מפגישת רטרו/רפלקציה שמנוהלת היטב

נעשו מחקרים רבים על דינמיקות של צוות ותהליכי עבודה. הכלי של פגישות מסוג זה מוכח כיעיל בהשגת מטרות רבות:

  1. אדפטיביות – מטרה מצוינת שפגישות תקופתיות כאלו יכולות לשרת היא הסתגלות מהירה לשינויים. הערכה קבועה של תהליכים, ופוקוס על התאמתם למצב החדש מאפשרת לנו להישאר אג'יליים ורלוונטיים.
  2. שיפור ביצועי הצוות – מחקר שלScienceDirect  מצא שצוותים המשתמשים בפגישות רפלקציה חווים שיפור בתקשורת, בתיאום ציפיות ובביצוע משימות ביעילות. הפגישות מסייעות בזיהוי וטיפול בתקיעות, ומובילות לתהליכי עבודה חלקים יותר ולתוצאות טובות יותר.
  3. שביעות רצון ומחויבות – על ידי דיון פתוח ולקיחת אחריות באתגרים ובהצלחות, חברי הצוות מרגישים מוערכים ובעלי יכולת ליצור שינוי ולתרום לשיפורים. ניהול נכון של הפגישה מוביל לשביעות רצון ומורל גבוה.
  4. חדשנות – תפקיד נוסף שמשמשת הרפלקציה והשאלה למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים בדרך שאנחנו עושים הוא, חשיבה יצירתית בפתרון בעיות. פגישות כאלו יכולות לעורר חשיבה חדשנית על ידי עידוד צוותים לנתח גישות קודמות לסיעור מוחות לפתרונות חדשים.
  5. למידה מניסיון – וכמובן המטרה המקורית והחשובה לפגישות אלו היא למידה מהניסיון נלמד לשחזר הצלחות ולהימנע מהכישלונות, בעולם הדינאמי שאנחנו נמצאים בו.

איך ננהל פגישת רטרו/רפלקציה מיטבית

עכשיו שאנחנו מבינים את היתרונות והמטרות נרצה להבטיח שהפגישות האלו מנוהלות בצורה שיביאו איתן את הערך הרצוי ולא יהיו אותן פגישות רטרו מהגיהינום. יש מלא חומר קריאה בנושא ואין לי כוונה לסכם כאן את מה שניתן להשיג בכלי ה – AI ובכתבות ברשת. כאן אני רושמת נוסחה שמושתתת על הטעויות שלי ומניסיון של שנים, דברים שאני יכולה להגיד שבאמת עובדים.

  1. מתי נקיים פגישה כזו? לא בסוף הפרויקט, לא כשכבר נכשלנו. ולא בסוף בסוף אחרי שנכווינו, שינינו, בזבזנו זמן, עשינו שוב ובסוף בסוף אמרנו, אמן נגמר. נקיים פגישות כאלה תך כדי. גם כשמרגיש שהדברים הולכים טוב, ובטח ובטח כשאנחנו מג'עג'עים נרצה לעצור להתכנס ולהסתכל קדימה. תפקידנו להיות עם הפנים לעתיד ולראות את הנולד.
  2. פתיחת הפגישה: התכוונות – נפתח פגישה כזו עם התכוונות לתרבות דיון מקדמת ולאירוע חיובי ומוכוון מטרות ותוצאות. אפשר להשתמש במשפט בסגנון "אנחנו מבינים שכולנו כאן לאותה מטרה, שההצלחה של כולנו משותפת וכל אחד כאן נמצא בגלל שהוא רוצה בהצלחה המשותפת הזו. מהסיבה הזו אנחנו יוצאים מתוך נקודת הנחה ומאמינים בלב שלם שכל אחד עושה את המיטב ואת המירב, בהינתן המידע, ההבנות, הכישורים והמשאבים  שקיימים לו בכל עת." ואז, נרצה להסביר מהן המטרות של הפגישה. אתם מוזמנים להשתמש בחמש המטרות שרשמתי קודם.
  3. מפעם שעברה: –אחרי הפתיחה נרצה להוכיח לעצמנו שאנחנו לא סתם כאן, זה לא בזבוז זמן אנחנו עומדים במילה שלנו ומבצעים את מה שהבטחנו לעצמנו שנעשה. נעבור על המטרות מהפגישה הקודמת ונבדוק את עצמנו. מה עבד, מה לא עבד ומה עוד נשאר לעשות. ארחיב על זה בסעיף 5.
  4. מהלך הפגישה: כולם משתתפים – במהלך הפגישה כל משתתף מביא אינפוטים. גם למופנמים יש מה להגיד ונרצה לעודד אותם להתבטא ולקחת אחריות קולקטיבית. לכל אחד נקציב זמן דיבור וגם מספר נושאים שניתן להעלות בפגישה. ככה נוודא שמעלים את הדברים הכי חשובים ורלוונטיים, ונפריד את העיקר מהטפל. הפוקוס הוא על תוצאות והסתכלות קדימה ולא על הסיפורים. נרצה להיות עניינים ולקשר כל נושא למטרות. ככה מדברים:
    • עבד – מה עבד ולמה זה עבד ואיך ניקח את הלמידה הזו קדימה. לדוגמה: (פרודקט) עבד ששינינו את התהליך, שהפגישה שלנו עם הארט היא עכשיו לפני הערכות זמנים של הפיתוח. בדרך הזו, דרישות הארט נכנסו למסמך וחסכנו זמן בניסוח חוזר של הדרישות. בהסתכלות קדימה, אני מציעה שנשקול גם להכניס את דרישות וצרכי ה – QA לפני הערכות הזמנים. דוגמה נוספת: (פגישת רפלקציה בהנהלה – CTO)  עבד שהחלטנו שכל צוות הפיתוח ישב בלוקיישן אחד עם ראש הצוות זה יצר הזדמנויות למפגשים פרונטליים וחיבור. החיבור יצר מחויבות של הצוות ותחושת שביעות רצון, ובנוסף גם שעות העבודה מסונכרנות, מה שיצר עליה בפרודוקטיביות. בהסתכלות קדימה אני מציעה לשקול להעביר את הפרודקט של אותו מוצר לאותו לוקיישן, כך יהיה מענה בזמן אמת לקייסים שצצים בשעות הלילה והפיתוח יוכל להתקדם.
    • לא עבד – מה לא עבד, למה זה לא עבד. זה החלק היותר טריקי, האצבעות המאשימות מתחילות לצוץ, הרגשות נכנסות לתמונה והשיח עשוי להפוך פרסונאלי. נרצה להקפיד על ענייניות, מטרה משותפת, תוצאה רצויה. דוגמה: לא עבד שמוישלה שלח את סיכום הפגישה בלי לרשום מי אחרי לכל אקשן אייטם. (אפשר להרים למוישלה תוך כדי) הסיכום היה ממצא וברור, כל נושאי הפגישה היו ממופים וגם הדדליינס הביאו אותנו ליעד שרצינו, אבל ברגע שלא היה ברור מי אחראי על מה, שמתי לב שהדברים לא נעשו. בהסתכלות קדימה אני מציעה שבסיכום הפגישה ליד כל אקשן יהיה שם כך נוודא גם שכולנו יצאנו מסונכרנים מהפגישה וגם האחריות תהיה ברורה.
    • לקיחת אחריות – לדעתי החלק הכי חשוב בהתכנסות כזו היא שכל אחד יביא "מה אני עשיתי שלא עבד, למה זה לא עבד, ובהסתכלות קדימה מה אני אעשה אחרת". שיח כזה פותח אותנטיות והבנה שכולנו כאן לאותה מטרה, שלכולנו יש אחריות וגם לכולנו יש יכולת להשפיע וליצור שינוי. אם תשאלו אותי, אפשר לקיים פגישת רטרו רק עם הסעיף הזה. דוגמה: (מנהלת צוות פיתוח) שמתי לב שאיבדתי סבלנות כשראיתי שאנחנו לא עומדים בזמנים. בתגובה לקחתי את הפיצ'ר הזה לסופש ופיתחתי אותו בעצמי. זה לא עבד מהמון סיבות, אכזבתי את המפתח שהפיצ'ר הזה היה שלו, שברתי אמון מולו. לא נתתי לו הזדמנות להצליח ולא יצרתי הזדמנות ללמידה.  העברתי את האחריות עלי במקום ליצור את המחויבות אצלו. בהסתכלות קדימה ארצה להשתמש באירועים כאלה כהזדמנות ליצירת מחויבות אצל המפתחים. לבדוק איתם מה הם צריכים ממני בשביל לעמוד בזמנים לוודא שהציפיות ברורות.
  5. יוצרים שינוי אמיתי – מתוך כל הדברים של 'הסתכלות קדימה' נבחר בהצבעה שלושה דברים (מישהו סיפר לי שזה החוק גם בחיל האוויר) לעשות בהם שינוי. למה שלושה, כי אנחנו רוצים ליצור שינוי אמיתי, ולהיות בפוקוס על העיקר וגם ליצור הצלחה. אז נבחר את מה שישים, שיביא את הערך המירבי ויהיה בהלימה עם המטרות והיעדים שלנו. עבור כל אחד מהפריטים שנבחרו נמנה אחראי, לא בהכרח זה שהביא את הנושא לפגישה, אלה מי שנכון. אותו אחראי יהיה גם זה שידווח בפגישה הבאה על התקדמות.

בונוס

אם קצת משעמם ומתחשק ליצור עניין אני ממליצה על משחק שלמדתי מאח שלי דני. הוא גר רחוק ואנחנו נפגשים פעם בשנה. בדרך לשדה הוא מבקש מכל אחד לספר על הביקור בדרך של Rose, Thorn and Bud . הוורד משהו טוב שהיה (מה עבד) הקוץ משהו לא טוב שהיה (לא עבד) והניצן משהו שאני מצפה לו. בהקשר של אחי זה חשוב, כי אני תמיד עצובה להיפרד ממנו והניצן נותן לי משהו לצפות לו ומשמח. בהקשר של הפגישה נשתמש בניצן כהזדמנות לצמיחה משהו שאנחנו צופים בעתיד כהזדמנות.

לסיכום

פגישות רטרו או רפלקציה בכל רמות הניהול עשויות להיות משעממות, מאשימות וקונטרה – פרודוקטיביות. אבל אם מנוהלות נכון הן כנראה הפגישות הכי חשובות ופרודוקטיביות ומקדמות שנרצה לקיים.